Обрезка плодовых деревьев

СОВЕЩАНИЯ

Нередко в деловом общении в интересах повышения качества принимаемых решений используются совещания.;

Совещания — это форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения. Совещания, по мнению И. Браима (1994), имеют ряд заметных преимуществ по сравнению с другими формами делового общения:

Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени.

Закон Оулда и Кана

* на них происходит разностороннее рассмотрение проблем с привлечением различных специалистов;

* совещания обеспечивают оперативную подготовку альтернативных вариантов решения проблем;

*  совещания дают дополнительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;

* проведение совещаний дает определенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др. Однако эти достоинства совещаний могут проявиться лишь тогда, когда совещаниями не злоупотребляют и их тщательно готовят.

Различают три основных вида совещаний: проблемное, инструктивное и оперативное (диспетчерское). Для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии используется проблемное совещание. Порядок его проведения предусматривает:

*  доклад;

*  ответы на вопросы;

*  прения;

* коллективную выработку решения.

В случае необходимости передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для их быстрейшего исполнения используют инструктивное совещание. Порядок его проведения включает такие важные моменты как:

*  конкретизацию и разъяснение распоряжений;

*  ответы на вопросы;

* назначение сроков выполнения и ответственных. Зачастую возникает необходимость получения

информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. В этих целях проводят оперативное (диспетчерское) совещание. Порядок проведения такого совещания включает:

* заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах,

* попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации.

Чтобы совещание дало желаемый результат, его необходимо серьезно готовить. В период подготовки совещания руководитель должен:

*  четко определить порядок дня, ключевую проблему и желательный круг участников (не более 8— 10 человек);

* довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и порядок дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно отводится для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключения;

*  ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, относящимися к обсуждаемой проблеме;

* продумать регламент совещания. Примерный расчет может быть следующим: общее время проведения — не более 1,5 — 2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45—50 минут работы. Если в порядке дня совещания предполагается обсуждение нескольких вопросов, то психологически вернее будет внести на рассмотрение вначале более простые, которые требуют меньше времени и умственной энергии;

*  подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24 градуса), проветриваемость, необходимая наглядность: (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать услышанное, набросать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.

Деловой настрой совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя в начале совещания. Он должен:

*  начать точно вовремя (здесь как никогда верна пословица «Семеро одного не ждут»);

*  в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания;

* согласовать правила и регламент совещания;

*  назначить ответственного за ведение протокола совещания;

* не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с критических реплик, то считайте, что ваше совещание на этом закончилось.

После вступительного слова с докладом или с основной информацией по обсуждаемой проблеме выступает либо руководитель, либо назначенный руководителем сотрудник. Доклад (основную информацию) должны отличать:

* конкретность и конструктивность;

* понятность языка и используемых терминов;

*  наглядность;

*  уверенность.

В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:

*  сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;

* не прерывать выступления в прениях (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);

* обеспечить беспристрастность в оценке выступлений;

* время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились,

в чем барьеры, затруднения и др.);

*  не давать возможности уйти в сторону от главной проблемы, утопить

поиск решения проблемы в пустопорожней говорильне.

Пустяковые вопросы решаются быстро; важные никогда не решаются.

Закон Грехема

Главная цель любой дискуссии — поиск истины. Найти истину в споре, принять в результате дискуссии правильное решение можно лишь с соблюдением выработанных в процессе функционирования деловых отношений норм цивилизованной дискуссии:

* уважительное отношение к чужому мнению, каким бы абсурдным оно ни казалось на первый взгляд;

*  стремление понять чужое мнение, для чего набраться терпения и мобилизовать внимание;

*  во что бы то ни стало избежать превращения дискуссии в конфликт. Дискуссия должна вести к сотрудничеству, а не к конфронтации;

* главным оружием в дискуссии могут быть только факты и их добросовестная интерпретация.